۸ مرحله خرید خارجی

در دنیای تجارت امروز خرید خارجی کالا به یکی از ارکان اصلی بسیاری از کسب و کارها تبدیل شده است. دسترسی به محصولات با کیفیت، قیمت مناسب و تنوع بالا از جمله مزایای خرید خارجی محسوب می‌شود. اما مراحل خرید خارجی کالا ممکن است برای برخی از تاجران و وارد کنندگان چالش برانگیز باشد. در این مقاله قصد داریم شما را با ۸ مرحله اصلی خرید خارجی آشنا کنیم تا بتوانید با اطمینان و آگاهی کامل به این فرآیند بپردازید.

مرحله اول خرید خارجی: تعیین نیاز و انتخاب کالا

تصور کنید وارد یک فروشگاه بزرگ می‌شوید بدون اینکه بدانید دقیقا چه چیزی می‌خواهید. احتمالا ساعت‌ها در فروشگاه می‌چرخید و در نهایت هم با دست خالی یا با خریدی که چندان به کارتان نمی‌آید بیرون می‌آیید. خرید خارجی هم دقیقا همینطور است. اگر قبل از شروع فرایند خرید نیاز خود را به طور دقیق مشخص نکرده باشید ممکن است در دریای بی‌کران کالاهای خارجی گم شوید و زمان و هزینه زیادی را هدر دهید.

نکات کلیدی در تعیین نیاز :

• نوع کالا: دقیقا چه نوع کالایی نیاز دارید؟ مواد اولیه، ماشین‌آلات صنعتی، لوازم الکترونیکی، پوشاک یا …؟
• مشخصات فنی: مشخصات فنی کالای مورد نظر شما چیست؟ ابعاد، وزن، جنس، مدل، استانداردها و …؟
• کیفیت: چه سطح کیفیتی برای شما قابل قبول است؟ آیا به دنبال کالای باکیفیت بالا و برند معروف هستید یا کالای باکیفیت متوسط و قیمت مناسب‌تر؟
• مقدار: به چه مقدار از این کالا نیاز دارید؟ آیا قصد خرید عمده دارید یا خرید جزئی؟

تحقیقات بازار، راهنمای شما در انتخاب کالا

پس از تعیین نیاز نوبت به انتخاب کالا می‌رسد. در این مرحله تحقیقات بازار نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند. با تحقیقات بازار می‌توانید:

• با انواع کالاهای موجود در بازار آشنا شوید.
• از قیمت و کیفیت کالاهای مختلف مطلع شوید.
• با برندها و تامین‌کنندگان مختلف آشنا شوید.
• از ترندهای بازار و نیازهای مشتریان آگاهی پیدا کنید.

منابع اطلاعاتی برای تحقیقات بازار:

مشاوره با کارشناسان: می‌توانید از کارشناسان و متخصصان بازرگانی مانند کارشناسان شرکت بازرگانی راشا در زمینه کالای مورد نظر خود مشاوره بگیرید.

وب‌سایت‌های B2B: وب‌سایت‌هایی مانند Alibaba، Global Sources و Made-in-China می‌توانند به شما در پیدا کردن تامین‌کنندگان و کالاهای مختلف کمک کنند.

نمایشگاه‌های بین‌المللی: شرکت در نمایشگاه‌های مربوط به صنعت شما فرصت مناسبی برای آشنایی با تامین‌کنندگان و مشاهده کالاهای مختلف از نزدیک است.

کاتالوگ‌ها و بروشورهای شرکت‌ها: بسیاری از شرکت‌ها کاتالوگ‌ها و بروشورهایی را برای معرفی محصولات خود منتشر می‌کنند که می‌توانید از آن‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده کنید.

مرحله دوم خرید خارجی: یافتن تامین‌کننده معتبر

پس از اینکه نیاز خود را به طور دقیق مشخص کردید و کالای مورد نظرتان را انتخاب کردید، نوبت به پیدا کردن تامین‌کننده معتبر و قابل اعتماد می‌رسد. اهمیت این مرحله از فرایند خرید خارجی را نمی‌توان نادیده گرفت. تامین‌کننده نامناسب می‌تواند زمان، هزینه و انرژی شما را هدر دهد و حتی کسب‌وکار شما را با مشکلات جدی روبرو کند.

ویژگی‌های یک تامین‌کننده معتبر:

• سابقه و تجربه: یک تامین‌کننده معتبر سابقه طولانی و تجربه کافی در زمینه فعالیت خود دارد. می‌توانید با بررسی وب‌سایت شرکت، مطالعه نظرات مشتریان و بررسی گواهینامه‌ها و مجوزهای آن‌ها، از سابقه و اعتبار آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
• کیفیت کالا: تامین‌کننده باید کالاهایی با کیفیت مناسب و مطابق با استانداردهای بین‌المللی ارائه دهد. می‌توانید با درخواست نمونه کالا و بررسی آن، از کیفیت کالا اطمینان حاصل کنید.
• قیمت مناسب: قیمت کالا باید رقابتی و منصفانه باشد. می‌توانید با مقایسه قیمت‌های چند تامین‌کننده مختلف، بهترین قیمت را پیدا کنید.
• شرایط پرداخت: تامین‌کننده باید شرایط پرداخت مناسب و انعطاف‌پذیری ارائه دهد. به عنوان مثال، امکان پرداخت به صورت اقساط یا استفاده از اعتبار اسنادی می‌تواند برای شما مفید باشد.
• زمان تحویل: تامین‌کننده باید بتواند کالا را در زمان مقرر تحویل دهد. تأخیر در تحویل کالا می‌تواند به کسب‌وکار شما آسیب بزند.
• خدمات پس از فروش: یک تامین‌کننده معتبر خدمات پس از فروش مناسبی ارائه می‌دهد. این خدمات می‌تواند شامل گارانتی، تعویض کالا و پشتیبانی فنی باشد.

روش‌های پیدا کردن تامین‌کننده معتبر:

• وب‌سایت‌های B2B: وب‌سایت‌هایی مانند Alibaba، Global Sources و Made-in-China پلتفرم‌هایی هستند که تامین‌کنندگان از سراسر جهان را به خریداران متصل می‌کنند. می‌توانید با جستجوی کالای مورد نظر خود در این وب‌سایت‌ها، تامین‌کنندگان مختلف را پیدا کنید و با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
• نمایشگاه‌های بین‌المللی: شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی مربوط به صنعت شما فرصت مناسبی برای آشنایی با تامین‌کنندگان جدید و مشاهده کالاهای مختلف از نزدیک است.
• شرکت‌های بازرگانی: شرکت‌های بازرگانی فعال در زمینه واردات مانند شرکت بازرگانی راشا می‌توانند به شما در پیدا کردن تامین‌کننده مناسب و انجام سایر مراحل خرید خارجی کمک کنند.

مرحله سوم خرید خارجی: استعلام قیمت

پس از پیدا کردن تامین‌کنندگان معتبر برای کالای مورد نظرتان، استعلام قیمت یکی از مهم‌ترین گام‌ها در فرایند خرید خارجی است. هدف از استعلام قیمت، دریافت اطلاعات کامل و دقیق درباره قیمت کالا، شرایط پرداخت، زمان تحویل و سایر جزئیات مرتبط با معامله است. با داشتن این اطلاعات، می‌توانید تصمیم بهتری برای انتخاب تامین‌کننده و انجام معامله بگیرید.

نکات مهم در استعلام قیمت:

• مشخصات کامل کالا: در درخواست استعلام قیمت، باید مشخصات کامل کالا را به طور دقیق ذکر کنید. این مشخصات شامل نوع کالا، مدل، ابعاد، وزن، جنس، استانداردها و … می‌شود.
• مقدار: مقدار کالای مورد نیاز خود را به طور دقیق مشخص کنید. معمولاً تامین‌کنندگان برای خریدهای عمده تخفیف‌های ویژه‌ای در نظر می‌گیرند.
• شرایط تحویل: شرایط تحویل کالا (incoterms) را مشخص کنید. Incoterms یا شرایط بین‌المللی تجارت، مجموعه‌ای از قوانین استاندارد برای تحویل کالا در معاملات بین‌المللی است که مسئولیت‌ها و هزینه‌های خریدار و فروشنده را مشخص می‌کند.
• زمان تحویل: زمان تحویل کالا را مشخص کنید. تأخیر در تحویل کالا می‌تواند به کسب‌وکار شما آسیب بزند.
• روش پرداخت: روش پرداخت مورد نظر خود را مشخص کنید. روش‌های رایج پرداخت در معاملات بین‌المللی شامل حواله بانکی، اعتبار اسنادی و … می‌شود.
• ارزی: ارز مورد نظر برای پرداخت را مشخص کنید.

مرحله چهارم خرید خارجی: ثبت سفارش و عقد قرارداد

پس از انجام مذاکرات و رسیدن به توافق نهایی با تامین‌کننده در مورد قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و سایر جزئیات، نوبت به ثبت سفارش می‌رسد. ثبت سفارش به معنای رسمی کردن درخواست شما برای خرید کالا از تامین‌کننده است. این مرحله نقش بسیار مهمی در فرایند خرید خارجی دارد، زیرا سندی است که حقوق و تعهدات شما و تامین‌کننده را مشخص می‌کند.

روش‌های ثبت سفارش:

• سفارش آنلاین: بسیاری از تامین‌کنندگان امکان ثبت سفارش به صورت آنلاین را از طریق وب‌سایت خود فراهم می‌کنند. در این روش، شما می‌توانید به راحتی و به صورت ۲۴ ساعته سفارش خود را ثبت کنید.
• سفارش از طریق ایمیل: می‌توانید سفارش خود را به صورت کتبی از طریق ایمیل برای تامین‌کننده ارسال کنید. در ایمیل باید مشخصات کامل کالا، مقدار، قیمت، شرایط پرداخت و سایر جزئیات را ذکر کنید.
• سفارش از طریق فکس: در برخی موارد، ممکن است تامین‌کننده از شما بخواهد که سفارش خود را از طریق فکس ارسال کنید.

پس از ثبت سفارش، باید قرارداد خرید را با تامین‌کننده منعقد کنید. قرارداد خرید سندی قانونی است که تمام جزئیات مربوط به معامله، شامل مشخصات کالا، قیمت، شرایط پرداخت، روش حمل و نقل و … را به طور دقیق ذکر می‌کند. عقد قرارداد به شما کمک می‌کند تا حقوق خود را در معامله تضمین کنید و از بروز اختلافات و مشکلات در آینده جلوگیری کنید.

نکات مهم در عقد قرارداد:

• مشخصات کامل طرفین: در قرارداد باید مشخصات کامل شما و تامین‌کننده، شامل نام، آدرس، شماره تماس و … ذکر شود.
• مشخصات کامل کالا: مشخصات کامل کالا، شامل نوع، مدل، ابعاد، وزن، جنس، استانداردها و … باید به طور دقیق در قرارداد ذکر شود.
• قیمت و شرایط پرداخت: قیمت کالا و شرایط پرداخت، شامل روش پرداخت، ارز و زمان پرداخت باید به طور واضح در قرارداد مشخص شود.
• روش حمل و نقل: روش حمل و نقل کالا و مسئولیت هزینه‌های آن باید در قرارداد مشخص شود.
• زمان تحویل: زمان تحویل کالا و مکان تحویل باید در قرارداد ذکر شود.
• شرایط فسخ قرارداد: شرایط فسخ قرارداد و پیامدهای آن باید در قرارداد مشخص شود.

مرحله پنجم خرید خارجی: پرداخت وجه

پس از ثبت سفارش و عقد قرارداد با تامین‌کننده، نوبت به پرداخت وجه کالا می‌رسد. این مرحله یکی از حساس‌ترین مراحل فرایند خرید خارجی است، زیرا امنیت سرمایه شما در این مرحله اهمیت بسیار زیادی دارد.

روش‌های پرداخت وجه:

• حواله بانکی: یکی از رایج‌ترین روش‌های پرداخت در معاملات بین‌المللی است. در این روش، شما مبلغ کالا را به طور مستقیم به حساب بانکی تامین‌کننده واریز می‌کنید.
  • مزایا: سادگی و سرعت نسبتاً بالا.
  • معایب: ریسک بالا برای خریدار، زیرا کنترل کمتری بر تحویل کالا دارد.
• اعتبار اسنادی (LC): یکی از امن‌ترین روش‌های پرداخت در معاملات بین‌المللی است. در این روش، بانک شما تعهد می‌کند که در صورت ارائه اسناد مورد نیاز توسط تامین‌کننده، مبلغ کالا را به او پرداخت کند.
  • مزایا: امنیت بالا برای خریدار و فروشنده، زیرا هر دو طرف توسط بانک تضمین می‌شوند.
  • معایب: پیچیدگی و هزینه بیشتر نسبت به حواله بانکی.
• پرداخت از طریق شرکت‌های واسط: برخی شرکت‌های واسط خدمات پرداخت در معاملات بین‌المللی را ارائه می‌دهند. این شرکت‌ها می‌توانند به شما در انتقال امن وجه و کاهش ریسک کمک کنند.

مرحله ششم خرید خارجی: حمل و نقل بین‌المللی

پس از پرداخت وجه و اطمینان از دریافت کالا نوبت به حمل و نقل بین‌المللی می‌رسد. این مرحله، کالای شما را از کشور مبدا به کشور مقصد منتقل می‌کند و نقش بسیار مهمی در امنیت و به موقع رسیدن کالا دارد. انتخاب روش حمل و نقل مناسب به عوامل مختلفی مانند نوع کالا، هزینه، زمان و مسیر بستگی دارد.

روش‌های حمل و نقل بین‌المللی:

• حمل و نقل دریایی: این روش برای حمل و نقل کالاهای سنگین و حجیم مناسب است و معمولاً هزینه کمتری نسبت به سایر روش‌ها دارد. اما زمان تحویل در این روش طولانی‌تر است.
• حمل و نقل هوایی: این روش برای حمل و نقل کالاهای با ارزش و فاسد شدنی مناسب است و زمان تحویل در این روش بسیار کوتاه است. اما هزینه این روش نسبت به سایر روش‌ها بیشتر است.
• حمل و نقل زمینی: این روش برای حمل و نقل کالا به کشورهای همسایه مناسب است و می‌تواند به صورت جاده‌ای یا ریلی انجام شود. هزینه و زمان تحویل در این روش به مسیر و نوع کالا بستگی دارد.

نکات مهم در حمل و نقل بین‌المللی:

• بسته‌بندی: بسته‌بندی مناسب کالا برای جلوگیری از آسیب در حین حمل و نقل بسیار مهم است.
• بیمه باربری: بیمه باربری برای پوشش ریسک‌های احتمالی در حین حمل و نقل ضروری است.
• انتخاب شرکت حمل و نقل: شرکت حمل و نقل معتبر و با تجربه انتخاب کنید.
• پیگیری محموله: محموله خود را در طول مسیر پیگیری کنید تا از وضعیت آن مطلع باشید.
• اسناد حمل و نقل: اسناد حمل و نقل مانند بارنامه و سایر مدارک لازم را به طور کامل و دقیق تهیه کنید.

Incoterms در حمل و نقل بین‌المللی:

Incoterms یا شرایط بین‌المللی تجارت، مجموعه‌ای از قوانین استاندارد برای تحویل کالا در معاملات بین‌المللی است که مسئولیت‌ها و هزینه‌های خریدار و فروشنده را در زمینه حمل و نقل مشخص می‌کند. برخی از مهم‌ترین Incoterms عبارتند از:

• EXW (Ex Works): فروشنده کالا را در محل کار خود به خریدار تحویل می‌دهد و مسئولیت حمل و نقل و سایر هزینه‌ها بر عهده خریدار است.
• FOB (Free On Board): فروشنده کالا را تا روی عرشه کشتی در بندر مبدا تحویل می‌دهد و مسئولیت حمل و نقل از آن به بعد بر عهده خریدار است.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): در این روش فروشنده کالا را تا بندر مقصد حمل می‌کند و هزینه حمل و نقل و بیمه را پرداخت می‌کند. اما مسئولیت ترخیص کالا از گمرک بر عهده خریدار است.

مرحله هفتم خرید خارجی: ترخیص کالا از گمرک

پس از اینکه کالای شما از طریق حمل و نقل بین‌المللی به گمرک کشور رسید، مرحله حساس و پیچیده ترخیص کالا آغاز می‌شود. ترخیص کالا به معنای انجام تشریفات گمرکی و اخذ مجوزهای لازم برای واردات قانونی کالا به کشور است. این مرحله نیازمند دانش و تجربه کافی در زمینه قوانین و مقررات گمرکی است و هرگونه اشتباه یا نقص در مدارک می‌تواند منجر به تأخیر در ترخیص و حتی جریمه‌های سنگین شود.

مراحل ترخیص کالا از گمرک:

1. ورود کالا به گمرک: پس از ورود کالا به گمرک، شرکت حمل و نقل باید اطلاعات کالا را در سامانه گمرک ثبت کند و قبض انبار دریافت کند.
2. اظهار کالا به گمرک: شما یا نماینده قانونی شما (ترخیص‌کار) باید کالا را به طور رسمی به گمرک اظهار کنید. اظهار کالا شامل ارائه اطلاعات کامل کالا و اسناد و مدارک لازم به گمرک است.
3. ارزیابی کالا: کارشناسان گمرک کالا را ارزیابی می‌کنند تا از مطابقت آن با اطلاعات اظهار شده و مقررات گمرکی اطمینان حاصل کنند.
4. پرداخت حقوق و عوارض گمرکی: شما باید حقوق و عوارض گمرکی مربوط به کالا را به گمرک پرداخت کنید. میزان حقوق و عوارض گمرکی به نوع کالا، ارزش آن و تعرفه گمرکی بستگی دارد.
5. اخذ مجوزهای لازم: در برخی موارد، برای ترخیص کالا نیاز به اخذ مجوزهای لازم از سازمان‌های ذیربط مانند سازمان استاندارد، وزارت بهداشت و … است.
6. صدور پروانه گمرکی: پس از انجام تمامی مراحل فوق و تأیید نهایی گمرک، پروانه گمرکی صادر می‌شود و شما می‌توانید کالا را از گمرک ترخیص کنید.

مدارک لازم برای ترخیص کالا:

• بارنامه: سندی است که توسط شرکت حمل و نقل صادر می‌شود و اطلاعات کالا و مسیر حمل و نقل را نشان می‌دهد.
• فاکتور: سندی است که توسط فروشنده صادر می‌شود و اطلاعات کالا، قیمت و شرایط فروش را نشان می‌دهد.
• لیست عدل بندی (Packing List): سندی است که اطلاعات کالاهای موجود در هر بسته را نشان می‌دهد.
• گواهی مبدا: سندی است که کشور مبدا کالا را نشان می‌دهد.
• مجوز ثبت سفارش: مجوزی است که برای واردات برخی کالاها لازم است.
• کارت بازرگانی: برای واردات کالا به ایران داشتن کارت بازرگانی الزامی است.
• بیمه نامه: برای پوشش ریسک‌های احتمالی در حین حمل و نقل و ترخیص کالا لازم است.
• سایر مجوزها: در برخی موارد نیاز به اخذ مجوزهای لازم از سازمان‌های ذیربط مانند سازمان استاندارد، وزارت بهداشت و … است.

مرحله هشتم خرید خارجی: تحویل کالا

پس از پایان مراحل ترخیص کالا از گمرک، بالاخره به مرحله آخر یعنی تحویل کالا می‌رسید. در این مرحله شما می‌توانید کالا را از شرکت حمل و نقل یا انبار گمرک تحویل بگیرید.

نکات مهم در تحویل کالا:

• بررسی کالا: قبل از تحویل گرفتن کالا، آن را به دقت بررسی کنید تا از صحت و سلامت آن اطمینان حاصل کنید.
• تطبیق با سفارش: اطمینان حاصل کنید که کالای تحویل گرفته شده با سفارش شما مطابقت دارد.
• اسناد و مدارک: اسناد و مدارک مربوط به تحویل کالا را از شرکت حمل و نقل دریافت کنید.

سوالات متداول